In het zakelijke landschap groeit de acceptatie van digitalisatie en automatisering gestaag, en dat is geen verrassing. Deze technologische ontwikkelingen bieden talloze voordelen: ze verhogen de operationele efficiëntie, optimaliseren interne bedrijfsprocessen, verlichten de druk tijdens btw-aangifteperiodes, bieden een oplossing voor het personeelstekort en wapenen organisaties tegen de voortdurend veranderende marktvraag. Met andere woorden, de voordelen van digitale transformatie zijn overduidelijk. En als we het hebben over automatisering, komt al snel de naam ‘Peppol’ ter sprake. In deze blog gaan we dieper in op wat Peppol precies is en hoe het Peppol-netwerk functioneert.
Wat is Peppol en hoe werkt het Peppol-netwerk?
“Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement Online‘ en vertegenwoordigt een open en gestandaardiseerd netwerk dat bedrijven in staat stelt om diverse zakelijke documenten, waaronder facturen, veilig en digitaal uit te wisselen. Als ondernemer is snelheid, veiligheid en efficiëntie van cruciaal belang, en dat is precies wat Peppol biedt. Het fungeert als een verbindingspunt tussen verschillende toegangspunten, waardoor bedrijven, organisaties en kantoren naadloos met elkaar kunnen communiceren via een gemeenschappelijke taal, bekend als de Universal Business Language (UBL).
In wezen fungeert Peppol als een digitale brug tussen leveranciers en klanten. Elektronische facturen, ook wel e-facturen genoemd, worden digitaal verstuurd via het Peppol-netwerk, wat resulteert in een snellere verwerking, verbeterde automatisering, verminderde kans op handmatige fouten en lagere operationele kosten.”
Is of wordt Peppol verplicht?
Conform de EU-richtlijnen is het gebruik van elektronische facturen volgens het Peppol-systeem nu een verplichting voor alle bedrijven die zakendoen met overheidsinstanties in elk Europees land, inclusief België.
Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtigen onder elkaar een gestructureerde elektronische factuur gebruiken. De wetswijzigingis op 20 februari 2024 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. (Moniteur Belge – Belgisch Staatsblad (fgov.be))
Peppol wordt ook in andere Europese Unie-landen verplicht gesteld, en elk land hanteert zijn eigen tijdlijn hiervoor. Als uw bedrijf regelmatig zakendoet met andere EU-landen, is het raadzaam om voorbereid te zijn op de diverse deadlines die deze landen (gaan) invoeren.
Wat kan In-Motion aanbieden inzake Peppol?
Als innovatief softwarebedrijf blijft In-Motion Software voortdurend anticiperen op en vooruitkijken naar trends en ontwikkelingen op vlak van digitalisatie en automatisering. De integratie van Peppol via ons Peppol-toegangspunt en de volledige omarming van e-facturatie vormden dan ook een natuurlijke progressie in onze bedrijfsvisie en software-implementatie. De voordelen van Peppol sluiten naadloos aan bij de kernwaarden van In-Motion, en we kijken vol verwachting uit naar wat de toekomst voor ons in petto heeft. Blijf op de hoogte!
Bij meerdere klanten van In-Motion Online is Peppol reeds geïntegreerd voor de elektronische facturatie met overheden en andere bedrijven.
Wenst u ook te genieten van deze elektronische facturatie, met minimale handmatige inbreng? Wenst u ook een snelle facturatie, kostenbesparing, snellere betalingen, foutloze verwerking en directe verwerking van uitgaande facturen?
Offerte op maat?
Neem contact op met support@inmotionsoftware.be voor een offerte op maat van uw organisatie.
Wat is de doorlooptijd als ik wil starten met Peppol?
In-Motion kan nu reeds Peppol aanbieden als oplossing. Reken hierbij op een doorlooptijd van twee weken, vanaf u de offerte goedkeurt.
Het is echter belangrijk op te merken dat de doorlooptijd kan oplopen als de wettelijke deadline in België en andere EU-landen nadert, als gevolg van toenemende aanvragen van meerdere klanten. Als er meer vragen en aanvragen binnenkomen, kan de wachttijd voor nieuwe aanvragen langer worden. We willen benadrukken dat het belangrijk is om tijdig actie te ondernemen en niet te wachten tot de wettelijke deadline nadert. Door proactief te zijn en vroegtijdig stappen te zetten, kunnen we er voor zorgen dat u klaar bent voor deze toekomstige wettelijke verplichtingen.
Wat zijn de voordelen van Peppol e-invoicing?
Elektronische facturatie, ook wel e-invoicing genoemd, wordt de standaard voor B2B-transacties. Zowel Europese als lokale overheden werken aan voorstellen hiervoor. E-invoicing verwijst niet naar het e-mailen van PDF-facturen naar klanten, maar naar gestructureerde elektronische facturen in XML- en UBL-formaat.
Gebruik maken van Peppol-facturen biedt talloze voordelen. We lijsten hieronder de voornaamste pluspunten van Peppol e-invoicing op:
Verbeterde Efficiëntie: Peppol e-invoicing biedt een gestandaardiseerd elektronisch systeem, wat resulteert in een snellere en efficiëntere verwerking van facturen. Dit bespaart tijd en moeite voor zowel uw organisatie als uw boekhouder.
Kostenbesparing: Het gebruik van Peppol-facturen leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen, zoals het verminderen van administratieve kosten, zoals verzend- en printkosten. Bovendien vermindert het de noodzaak voor handmatig werk, wat kan resulteren in lagere personeelskosten of meer beschikbare tijd voor advies en strategische taken.
Minder Fouten: De gestandaardiseerde aanpak van Peppol e-invoicing en geautomatiseerde verwerking minimaliseert de kans op menselijke fouten, wat leidt tot meer nauwkeurigheid in financiële transacties.
Wereldwijde Interoperabiliteit: Peppol is internationaal erkend en wordt ondersteund door verschillende landen. Dit betekent dat bedrijven moeiteloos kunnen samenwerken met handelspartners over de hele wereld, ongeacht hun locatie, valuta of gebruikte erp- of boekhoudsoftware.
Duurzaamheid: Door over te stappen op e-invoicing en Peppol-facturen draagt een organisatie bij aan een duurzamere werkwijze. De behoefte aan papieren documenten wordt verminderd, wat resulteert in een kleinere ecologische voetafdruk en een meer maatschappelijk verantwoorde benadering van bedrijfsvoering.
